•  ГУ «Республиканская больница спелеолечения» ГУ «Республиканская больница спелеолечения»
  • Знаменитые «соляные» горы (шламохранилища или солеотвалы)Знаменитые «соляные» горы (шламохранилища или солеотвалы)
  • Aрхитектурная композиция на въезде в город, увенчанная кристаллом калийной солиAрхитектурная композиция на въезде в город, увенчанная кристаллом калийной соли
  • Городская панорамаГородская панорама
  • Здание Солигорского райисполкома Здание Солигорского райисполкома
  • Здание автомобильного и железнодорожного вокзаловЗдание автомобильного и железнодорожного вокзалов

Выставки, ярмарки

Организация экспозиций белорусских предприятий
«Made in Belarus»

Солигорский районный исполнительный комитет сообщает, что в целях содействия белорусскому экспорту на перспективных зарубежных рынках выставочное унитарное предприятие «Белинтерэкспо» БелТПП планирует организацию экспозиций белорусских предприятий «Made in Belarus» на ключевых международных выставках за рубежом в 2017 году (календарь выставочных мероприятий прилагается).

УП «Белинтерэкспо» окажет пакет услуг по организации участия заинтересованных предприятий в указанных выставках за рубежом, включая дизайн и строительство выставочных стендов, деловые мероприятия, рекламно-информационная и маркетинговая поддержка, иные услуги.

Рекомендации белорусским субъектам хозяйствования - участникам выставочных мероприятий за рубежом

Участие предприятий и организаций в выставках и ярмарках является одним из наиболее эффективных инструментов их маркетинговой политики. Выставочные и ярмарочные мероприятия дают возможность компании в определенном месте и в определенное время представить весь перечень своих товаров, работ и услуг, лицом к лицу встретиться со своими покупателями, контрагентами и конкурентами, узнать новые тенденции развития рынка и принять непосредственное участие в его формировании.

Участие в работе выставки (ярмарки) требует определенных финансовых затрат и при правильной подготовке может обеспечить положительный результат для компании.
Основными этапами подготовки и участия компании в выставке являются:

  1. определение целей участия компании в выставочном мероприятии; выбор выставки (ярмарки);
  2. подготовка к участию в выставочном мероприятии; организация стенда и работы персонала на выставке (ярмарке); подведение итогов участия в работе мероприятия.

Определение целей участия компании в выставочном мероприятии
Перед тем, как принять окончательное решение об участии в выставочном мероприятии, компании необходимо четко определить цели и задачи участия. Ими могут быть:

  1. представление новых товаров или услуг;
  2. увеличение продаж через новые заказы;
  3. укрепление отношений с существующими партнерами (заказчиками); повышение имиджа компании или торговой марки; поддержка дилеров;
  4. исследование состояния текущего рынка и определение перспективных рынков;
  5. встреча с покупателями в рамках мероприятия;
  6. привлечение внимания средств массовой информации и т.п.

Четко определенные цели позволят компании сформулировать задачи по их достижению, правильно провести отбор наиболее подходящих выставок и сформировать план подготовки и участия в мероприятии.

Выбор выставки (ярмарки)


Выбор конкретного выставочного мероприятия непосредственно зависит от маркетинговой стратегии компании, сформулированных целей и задач участия, а также финансовых возможностей.

Для первичного отбора выставок (ярмарок) необходимо провести сбор информации о каждом конкретном мероприятии, которое представляет для компании определенный интерес. Такая информация может быть получена у организаторов данных мероприятий, у ранее участвовавших в них экспонентов и посетителей, а также в различных организациях, занимающихся выставочной деятельностью. В результате по каждому мероприятию нужно установить:

  1. тип выставочного мероприятия по отраслевому (универсальное, специализированное) и региональному (международная, национальная, региональная) признаку;
  2. тематика выставочного мероприятия;
  3. время и место проведения;
  4. организатор мероприятия и его известность;
  5. количественный и качественный состав экспонентов за последние годы;
  6. количественный и качественный состав посетителей;
  7. размер выставочной площади, арендованной экспонентами;
  8. динамика деловой активности;
  9. стоимость предоставляемых услуг;
  10. отзывы о мероприятии и организаторах в СМИ.

Сравнительный анализ указанных данных позволит выбрать наиболее приемлемое мероприятие для участия.

Чтобы принять окончательное решение об участии в работе той или иной выставки (ярмарки), следует провести дополнительный анализ, в котором необходимо учесть следующее:

  1. соответствие тематики выставки виду представляемых товаров (услуг);
  2. возможность достижения сформулированных целей и задач благодаря участию в выбранном мероприятии;
  3. участие в планируемом мероприятии основных конкурентов;
  4. финансовые возможности компании.

Подготовка к участию в выставочном мероприятии


Компании, принявшей решение об участии в работе выставки (ярмарки), необходимо определиться с формой ее участия. В зависимости от интересов и финансовых возможностей компании, можно выбрать любую форму участия, предлагаемую организатором мероприятия:

  1. участие на индивидуальном стенде стандартной застройки;
  2. участие на индивидуальном стенде фирменной застройки (по индивидуальному дизайну);
  3. участие в коллективной экспозиции группы предприятий;
  4. участие рекламно-информационным стендом с проектами, каталогами, справочно-ииформационной литературой, рекламными фильмами и пакетами деловых предложений;
  5. участие в качестве посетителя («деловой визит») с возможностью участия во всех мероприятиях, проводимых в рамках выставки (семинары, «круглые столы» и т.д.);
  6. заочное участие с размещением информации в официальном каталоге выставки (ярмарки) и распространением рекламно-информационных материалов на выставке.

После определения формы участия необходимо составить подробный план-график подготовки участия в выставочном мероприятии, который может включать следующие основные мероприятия:

  1. получение полного комплекта информационных и заявочных документов от организатора выставки;
  2. определение размера и местоположения стенда;
  3. подача заявки организатору на участие в выставке и мероприятия делового характера (семинары, «круглые столы», конференции и т.п.);
  4. разработка дизайна стенда, заказ необходимого оборудования;
  5. составление перечня экспонатов для демонстрации на выставке;
  6. размещение информации о компании в каталоге участников выставки;
  7. изготовление рекламных и информационных материалов (буклеты, проспекты, прайс-листы, технические описания товара и др.), а также сувенирной продукции (ручки, календари, флажки, кепки, футболки, и другая продукция с логотипом компании);
  8. проведение предвыставочной рекламной кампании с целью привлечения внимания потенциальных посетителей выставки;
  9. изготовление и рассылка приглашений потенциальным клиентам, в сотрудничестве с которыми заинтересована компания.
  10. подбор и подготовка персонала (стендистов);
  11. страхование, транспортировка, складирование и хранение экспонатов, а также различных материалов, необходимых для изготовления и оформления стенда;
  12. подготовка проезда, размещения в гостинице персонала, участвующего в работе выставки;
  13. составление расписания работы персонала (стендистов); монтаж выставочных конструкций и оформление стенда; работа на стенде и т.д.

С учетом мероприятий, входящих в план-график подготовки участия в выставке рассчитывается и составляется смета расходов. Средства, выделяемые компанией на участие в работе выставки (ярмарки), должны быть обоснованными и достаточными для достижения сформулированных целей.

Практика показывает, что в большинстве случаев большая половина всех затрат приходится на изготовление (оформление) стенда и аренду выставочных площадей. Вместе с тем, очень важно предусматривать средства, позволяющие на должном уровне организовать работу персонала, а также провести необходимую рекламную кампанию.

Основная цель предвыставочной рекламной кампании - сообщить об участии экспонента в выставке для привлечения максимально возможного количества посетителей-специалистов, интересующих компанию. Привлечение и приглашение посетителей на стенд компании - это одно из важнейших мероприятий подготовки к участию в выставке, которое можно реализовать посредством:

  1. прямой рассылки приглашений целевой аудитории (потенциальным и существующим партнерам, представителям органов власти, средств массовой информации и т.п.);
  2. рекламы в каталогах участников выставок. Практически всеми организаторами выставок выпускаются печатные или электронные каталоги участников, в которых имеется возможность размещения их рекламы;
  3. рекламы в специализированных журналах, издающих специальный выпуск, посвященный выставке, и предлагающих размещение рекламы;
  4. наружной рекламы в публичных местах (аэропорт, вокзал, городской общественный транспорт, рекламные щиты и растяжки в городе или на входе в выставочный комплекс и др.).

Экспоненты также могут использовать Интернет для информирования о своем участии через размещение сообщений на своем сайте, сайте организатора выставки, либо на сайтах других организаций, способствующих созданию повышенного внимания к участию в выставке.

Эффективная работа с прессой также может содействовать успешному участию в выставке, особенно если экспонент представляет инновационную продукцию или затрагивает интересные темы. Практически на каждой выставке работает пресс-центр, где экспоненты могут оставить свои пресс-релизы.

Один из способов эффективной работы с прессой - организация пресс-конференций и интервью, которые можно провести непосредственно на стенде либо в специальном помещении выставочного центра.
Помимо вышеперечисленных мероприятий важную роль играет наличие и качество рекламно-информационных материалов и сувенирной продукции.

Рекламно-информационные материалы рекомендуется подготавливать под каждую конкретную выставку. При подготовке таких материалов для выставок, проводимых за рубежом, особое внимание следует обращать на точность переводов на иностранные языки. Весь рекламно-информационный материал должен содержать логотип и координаты компании. Желательно для свободного распространения среди посетителей выставки издавать небольшой проспект либо флаер, а для вручения потенциальным клиентам более детальную брошюру или каталог.

Стандартными сувенирами на любой выставке являются календари, шариковые ручки, зажигалки, значки, блокноты, полиэтиленовые или бумажные пакеты и др. Сувенирная продукция должна быть недорогой, функциональной и содержать фирменную символику (логотип и контактную информацию). Целью раздачи сувениров является не повышение объема продаж, а поддержание имиджа компании.

Организация стенда и работы персонала на выставке (ярмарке)
Выставочный стенд


Выставочный стенд обычно называют визитной карточкой экспонента. Концепция и дизайн стенда определяется целями участия в выставке и финансовыми возможностями компании.
От выбранной концепции и дизайна зависит тип ^тенд в ряду, угловой, остров, полуостров), размер и характеристики будущего стенда, а также ассортимент продукции для демонстрации. Дополнительно на стенде могут быть представлены модели, схемы, фото- и видеоматериалы, презентации. При этом экспонаты не должны мешать общению с посетителями.
Стенд может делиться на три зоны:

  1. пассивная зона - используется для привлечения внимания и интереса посетителей, проходящих мимо стенда;
  2. активная зона- используется, чтобы войти в контакт с посетителем, выяснить сферу его интересов;
  3. интенсивная, зона-здесь можно детально продемонстрировать продукт, обсудить предложение и подписать договор.

Важно, чтобы стенд был четко и логично структурирован, а его дизайн отражал своеобразие компании и был выдержан в едином фирменном стиле. Для этого рекомендуется использовать логотип компании, фирменные цвета и шрифты, разработать согласующийся с фирменным стилем дизайн рекламно-информационных материалов на стенде (каталогов, брошюр, флаеров), а также продумать внешний вид персонала. Удачное оформление стенда обеспечит запоминающийся внешний вид.

При оформлении стенда также необходимо обеспечить его соответствующее оснащение и произвести установку необходимого технического оборудования. Продуманное оформление стенда способствует созданию необходимых условий для успешной работы персонала, занятого на выставке, и реализации маркетинговой стратегии компании.

Работа персонала
Для успешной работы на выставке необходимо осуществлять отбор квалифицированного персонала. Основными критериями отбора могут быть:

  1. опыт работы на выставочных мероприятиях;
  2. высокий уровень теоретических и практических профессиональных знаний;
  3. знание истории компании, направлений ее деятельности и представляемой продукции (услуг);
  4. умение и желание общаться с людьми; хорошо поставленная речь; знание иностранных языков;
  5. уверенное поведение и находчивость во время нестандартных ситуаций; умение находить обоснованные решения сложных вопросов; умение работать со средствами массовой информации; привлекательная внешность.

Перед работой на выставке, персонал должен пройти соответствующее обучение и инструктаж, во время которого следует оговорить вопросы, касающиеся данного выставочного мероприятия:

  1. тематика выставочного мероприятия;
  2. состав экспонентов;
  3. цели участия в выставке (ярмарке);
  4. перечень продукции (услуг), представляемых на выставке, их основные качественные параметры, цена и конкурентные преимущества;
  5. задачи, стоящие перед персоналом (ознакомление с продукцией, деятельностью компании, заключение договоров, продажа и т.д.);
  6. распорядок работы персонала на стенде;
  7. обязанности отдельных сотрудников во время проведения мероприятия; порядок работы со средствами массовой информации; основные категории возможных посетителей; возможные модели поведения посетителей;
  8. правила поведения сотрудников с учетом национальных культурных особенностей страны проведения выставки;
  9. порядок проведения маркетинговых исследований;
  10. правила регистрации потенциальных клиентов, их пожеланий и рекомендаций;
  11. порядок подведения итогов участия компании в выставке и др.

Профессиональные знания необходимы персоналу выставки не только для работы на стенде, но и за его пределами.

На стенде основными задачами персонала являются привлечение большего числа посетителей и установление с ними контактов, выявление среди них существующих и потенциальных клиентов (партнеров), обеспечение с ними дальнейших контактов в целях организации эффективного сотрудничества.

Вне стенда работа персонала должна осуществляться в целях:

  1. изучения специфики выставочного мероприятия для дальнейшего принятия решения о целесообразности участия в нем в будущем;
  2. изучения продукции конкурентов, цен и каналов распространения;
  3. генерации идей о разработке новых видов продукции;
  4. поиска новых партнеров (в т.ч. посредников);
  5. исследования путей и возможностей продвижения продукции на целевые рынки.

По истечении каждого дня работы выставки персоналу целесообразно подводить промежуточные итоги, которые в последствии позволят дать оценку эффективности участия в выставочном мероприятии, выявить недостатки и определить пути их устранения.

Подведение итогов участия в работе мероприятия

Результат от участия в выставке можно оценить сразу после проведения мероприятия на основании отчета персонала, работавшего на стенде. В частности, в отчете целесообразно отразить:

  1. количество посетителей выставки, изменения, по сравнению с предыдущими годами;
  2. приемлемость месторасположения стенда;
  3. контакты с посетителями выставки;
  4. проведенные маркетинговые исследования;
  5. обоснованность архитектурных и дизайнерских решений по стенду; правильность выбора экспонатов; ' полученные заказы;
  6. работа со средствами массовой информации;
  7. обоснованность затрат на подготовку и участие в ярмарке или выставке;
  8. анализ деятельности конкурентов, представленных на выставке.

Информация, собранная персоналом на выставке, позволит проанализировать мнение посетителей о компании, ее продукции, а также обобщить сведения о конкурентах. Отчет персонала, может послужить основой для более детальной оценки результатов участия в выставке.

Чтобы составить более полное представление об эффективности участия компании в работе выставочного мероприятия, следует провести сравнительный анализ целей участия в выставке и достигнутых результатов. При этом необходимо проанализировать степень достижения каждой из целей.
Эффективность участия в выставке во многом зависит от того, насколько оперативно компания может реагировать на запросы потенциальных клиентов и насколько быстро и грамотно будет отработана клиентская база, сформированная во время работы мероприятия.

Закрепить приобретенные контакты можно посредствам телефонных переговоров, деловой переписки, а также организации деловых встреч и визитов. Контакты, установленные на выставке, реализуются в среднем в период от 3 до 12 месяцев после проведения мероприятия.

Заключительную оценку об эффективности участия компании в выставке целесообразно провести через год после участия в мероприятии.

Оценка эффективности является основой для принятия последующих решений об участии в выставках, выявления и устранения ошибок, а также улучшения дальнейшей работы компании.